Introdução

Dentre as diversas iniciativas para melhorar os resultados de projetos, o investimento maciço na Gestão de Projetos tem sido contemplado por meio da construção de processos que organizam e otimizam o fluxo de trabalho.
No entanto, as organizações perceberam a necessidade de maior flexibilidade e capacidade de resposta, criativa e tempestiva, às variações de contexto ou interesses durante a execução dos projetos. Assim, as ações voltadas para os conceitos de Desenvolvimento Ágil ganharam corpo e foram, nesta última década, estudadas e implementadas a todo vapor (Figura 1).

Figura 1 - Diagrama do Processo Ágil SCRUM1

Cardápio de Práticas Ágeis

O Serpro, acompanhando esta evolução, decidiu estudar, personalizar e implantar sua metodologia de desenvolvimento ágil. Como parte dessa internalização e com o objetivo de disseminar e uniformizar sua aplicação, o Serpro construiu o Cardápio de Práticas Ágeis2. 

Ele possibilita uma visão das práticas consolidadas na empresa e seus relacionamentos. As práticas são divididas em categorias (Visão de Negócio, Gestão de Produto, Gestão de Projeto, Descoberta, Design, Verificação, Entrega, Evolução como Time e Métodos/Frameworks) e em graus de recomendação de aplicação (Elegível, Fortemente Recomendável e Imprescindível).

O Cardápio foi exposto em uma ferramenta interativa (Figura 2), em que a comunidade pode contribuir para a definição e as formas de uso de cada prática ágil adotada pela empresa.

Figura 2 - Cardápio de Práticas Ágeis do Serpro

 Análise de Perfis de Projeto

Traçar o perfil de um projeto é uma iniciativa que explicita e compartilha a experiência de gestão. Quanto mais simples o perfil, mais fácil sua compreensão e alcance; quanto mais detalhado, maior sua utilidade e aplicação. Existem diversas ferramentas apropriadas para tal, mas foram consideradas para este contexto: o Modelo Diamante e a Teoria da Complexidade, com suporte da Análise SWOT (ou FOFA)3.

O Modelo Diamante

O modelo, proposto por Senhar e Dvir4, é uma visão sobre projetos que os classifica em cinco dimensões: Eficiência (medidas de custo, prazo e uso de recursos), Impacto no Cliente (cumprimento dos requisitos, qualidade, fidelização), Impacto na Equipe (desenvolvimento da equipe, satisfação, retenção, moral), Sucesso Comercial e Direto (vendas, lucros, ROI, ROE, fluxo de caixa) e Preparação para o Futuro (nova tecnologia, novo mercado, nova linha de produto, nova competência). Esse perfil é traçado utilizando-se o Modelo Diamante ou NTCR (Figura 3), que consiste em combinar as características do projeto em quatro eixos (dimensões) com três níveis cada.

Essa estrutura de suporte à decisão avalia:

- A Novidade (quão novo é o produto no mercado a que se destina?)
Níveis: Derivativa | Plataforma | Inovação

- A Tecnologia (quão experimentada é a tecnologia de que o projeto depende?)
Baixa | Média | Alta | Super-Alta

- A Complexidade (quão complicado é o escopo?)
Montagem | Sistema | Matriz

- E o Ritmo (quão crítico é o tempo?)
Regular | Rápido/Competitivo | Crítico | Blitz

Figura 3 - Modelo Diamante ou NTCR

Por meio dessa classificação é possível descobrir em que arquétipo o projeto se encaixa e, por comparação com os projetos já realizados e classificados, obter as práticas e experiências já utilizadas com sucesso em projetos do mesmo tipo. As dimensões fornecem ainda uma indicação dos riscos por perfil de projeto (Figura 4), e quais os pontos de atenção e maior probabilidade de sucesso.

Figura 4 - Modelo Diamante e avaliação do Risco5

Teoria da complexidade

A Teoria da Complexidade permite que um projeto seja classificado pelo volume de variáveis que apresenta considerando quatro tipos de sistemas dinâmicos: Simples, Complicado, Complexo e Caótico (Figura 5).

Figura 5 - Tipos de Complexidade de Sistemas

Nos sistemas simples, o problema é totalmente conhecido, e instruções (“se A então B”) são suficientes para seu tratamento. Nos sistemas complicados, torna-se necessário decidir entre soluções mapeadas (“se A então B ou C”). Nos sistemas complexos, os problemas não possuem fronteiras claras, e para tratá-los, é imprescindível ter ferramentas e práticas emergentes, que direcionem os resultados para mais perto possível da zona ótima. Nos sistemas caóticos, em que a capacidade de previsão é muito baixa e o tempo de decisão curto, deve-se ter uma lista mínima de melhores práticas.

Recomendação de Práticas Baseadas em Perfis de Projeto

O levantamento do perfil de um projeto por meio da definição de seu arquétipo (baseado nas dimensões de complexidade, novidade, tecnologia e ritmo), seu tipo de complexidade sistêmica, e das oportunidades e ameaças (análise SWOT) principais do empreendimento, pode ser um insumo relevante para a tomada de decisões de gestão.
Primeiramente, para coletar as informações necessárias para a construção do perfil do projeto, desenvolveu-se um conjunto de questões que indicasse as principais características do projeto.

O foco foi levantar características suficientes para caracterizar um projeto, sem que a ferramenta se tornasse complexa demais, o que afastaria a disseminação de seu uso. Para cada resposta a uma questão, algumas práticas passam a ser mais recomendadas que outras, e para os casos em que nenhuma ferramenta foi indicada no próprio Cardápio (como Gestão de Pessoas e Comunicação), mencionou-se outros conhecimentos.

Para cada perfil de projeto, foi feita uma correlação entre práticas e conhecimentos que poderiam ser úteis na gestão da qualidade, do tempo e os requisitos, para personalizar o Cardápio de Práticas e torná-lo mais próximo da realidade de cada equipe.

Estudo de Caso

Como exemplo prático de aplicação da personalização, foi feita a avaliação de um projeto fictício, preenchendo-se para ele as questões demandadas. Assim, utilizando-se a ferramenta de Recomendação por Perfil de Projeto, verificou-se quais práticas ágeis seriam indicadas a partir do Cardápio de Práticas Ágeis do Serpro (Figura 6).

Figura 6 - Cardápio de Práticas personalizado para o Projeto fictício

A ferramenta pretende automatizar o processo de sugestão, fornecendo um Cardápio Personalizado diretamente a partir do preenchimento do questionário. Em uma mesma página, são apresentados o Questionário para identificação de perfis de projeto e o Cardápio de Práticas Ágeis personalizável.

À medida em que as respostas ao questionário são preenchidas, a recomendação para cada prática é alterada, permitindo a experimentação das diversas variações possíveis em tempo real. Por se tratar de uma ferramenta via Web e totalmente baseada em computação client-side via Javascript, sua manutenção e implementação apresentam baixo custo e facilidade de manutenção.

Considerações Finais

Atualmente, a utilidade e o alcance das ferramentas ágeis nas organizações tem sido evidenciadas, tanto por pesquisas acadêmicas, quanto de mercado. No entanto, a implantação dessas ferramentas enfrenta, no caso típico, problemas de adaptação cultural, já que o movimento agilista tem como foco primordial as pessoas e não (como as iniciativas atuais de gerência de projetos) frameworks ou práticas.

Neste contexto, os pontos-chave de sucesso de um projeto ágil são a comunicação plena e o acesso amplo da equipe a todos os dados do projeto. Isto implica na manutenção do foco da equipe de gestão na qualidade e na velocidade da comunicação, bem como na criação de um vocabulário comum confiável. O estudo dos perfis e seus alinhamentos com as práticas ágeis, visa enriquecer e disseminar o conhecimento comum à equipe, evitando os problemas advindos da prática de “solução padrão” (one size fits all).

A análise de perfis de projeto pode tornar a aplicação de ferramentas, práticas e frameworks mais fácil e adequada ao contexto de cada projeto, trazendo consigo ganhos em gestão, qualidade de vida e qualidade final do produto. O objetivo final da proposta de customização é criar um instrumento aderente às práticas agilistas, que auxilie na gestão de projetos por meio da correta identificação das práticas essenciais para o sucesso, dentro do contexto do Serpro.

Luana Cristina Lima da Fonseca Varejão
Bacharel em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Viçosa (UFV), Pós-Graduada em Gestão de Projetos pela Fundação Dom Cabral (FDC) e Scrum Master Certified. Trabalhou em projetos de pesquisa na UFV e UFMG, nas áreas de Otimização, Gestão de Dados na Web e Recuperação de Informação. Atualmente é Analista do Serpro e trabalha com os sistemas SPED.

Célio Nogueira de Faria Junior
Bacharel em Ciência da Computação e MBA em Gestão de Projetos, com experiência em gestão de projetos e equipes de TI. Áreas de interesse: data science, analytics, mineração de dados não estruturados, análise de redes complexas, dados abertos, redes sociais, gestão e controle social. Atualmente é Analista do Serpro na Superintendência de Desenvolvimento em Belo Horizonte.