Aldo Maranhão

Sete bilhões de documentos, 11 milhões de usuários e 1.800 clientes. Estes são os números do Alfresco Community, um software livre de origem inglesa para o gerenciamento de conteúdo empresarial, que possibilita a organização, controle e disponibilização de documentos, já traduzido para vários idiomas, inclusive português brasileiro.

O técnico Davi Haack (na foto ao lado), que atua na área de Infraestrutura da Superintendência de Operações do Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro), diz que o Alfresco é usado na empresa para sistemas como o Processo Verde, MGAD e Sinor (ver box no fim da matéria).

Sua utilização possibilita melhora e agilidade em determinados processos, além do uso racional de recursos, como frisa. “O Alfresco traz precisão e velocidade na localização de documentos e arquivos, além da possibilidade de trabalho virtual e colaborativo, o que significa redução de custos com impressões em papel, cópias e movimentação com acesso instantâneo de documentos, sem limitações físicas ou geográficas”, defende.

ORIGENS
O Alfresco foi criado em 2005 por John Newton e John Powell e está direcionado para gerenciamento de documentos e conteúdos da web. No início focava mais em gestão de documentos; a partir de 2006 a empresa expandiu para o gerenciamento em web. Já em 2012, o programa Alfresco teve um avanço significativo, com melhorias na interface do usuário e disponibilidade de recursos mais interativos.

Alfresco: larga aplicação empresarial

O Alfresco serve para a descrição dos recursos, incluindo as informações técnicas, tornando mais fácil a utilização de gestão de conteúdo. Suas funcionalidades permitem fazer uma busca mais aprofundada em todo o acervo.

“O Alfresco traz precisão e velocidade na localização de documentos e arquivos, além da possibilidade de trabalho virtual e colaborativo”

Davi Haack

O Alfresco permite o trabalho virtual, possibilitando acesso dos membros internos através de autenticação via rede local e externos (através de convites). A interface de acesso padrão do sistema permite aos seus usuários personalizar sua área de trabalho, priorizando o que é de maior importância para seu perfil, de acordo com os projetos em que esteja envolvido. Permite também utilização de blogs, wikis, calendários, agendas e listas de tarefas customizáveis, além, é claro da visualização dos documentos diretamente no navegador – sem a necessidade do uso de editores de texto.

O sistema possui um ambiente de desenvolvimento mais produtivo. A arquitetura, por sua vez, oferece estabilidade massiva sem necessidade de grandes investimentos.

“É um sistema que pode ser configurado para atender as necessidades do cliente e suas experiências específicas, incluindo também uma maneira simples de pesquisar o conteúdo”, defende Davi. Por ser um sistema avançado e apresentar eficiência, estima-se que esteja sendo utilizado por mais de três mil empresas públicas e privadas. É uma ferramenta capaz de agilizar todo o trabalho empresarial, já que atende diversas necessidades de uma instituição.

Processo Verde do Serpro

“No âmbito do Serpro, o registro de informação impressa ainda é uma realidade. Segundo nossos registros, existia em 2012 uma estimativa de aproximadamente 21 mil caixas contendo documentos intermediários e permanentes. Previa-se ainda o crescimento vegetativo do acervo em aproximadamente 100 caixas por mês, com descarte de pelo menos 50% de todo o acervo documental desprovidos de valor”, explica Davi.

Com a utilização do Alfresco, inicialmente no Processo Verde, foi possível modificar essa realidade, como coloca Luiz Cláudio Turbay, superintendente de Aquisições e Contratos do Serpro. “O Processo Verde, implantado em 2013, permitiu que cerca de um milhão de páginas por ano deixassem de ser impressas, arquivadas e mantidas para posterior recuperação. Isso foi possível com o uso da tecnologia disponibilizada pelo Alfresco", indica.

Detalhes técnicos

O Alfresco é desenvolvido em Java, licenciado e distribuído sob a licença LGPLv3. Tem como pré-requisitos para instalação e funcionamento ao lado do servidor: Servidor Linux ou MS-Windows de 64 bits, com pelo menos 4 gigabites de memória RAM, 5 gigabites de espaço em disco para a aplicação e storage para armazenamento dos arquivos a ser definido de acordo com a necessidade, Java Development Kit (JDK7), Servidor web Apache Tomcat7 ou Jboss, banco de dados MySQL, PostgreSQL ou Oracle.

Para um cliente utilizá-lo, é necessário sistema operacional (Linux, Windows ou Mac) com navegador Web. O sistema permite também acesso mediante cliente móvel para Android e IOS.

ALFRESCO NO SERPRO

Processo Verde (http://processoverde.serpro):
Utiliza a versão Community 4.0.d desde 2012. Atualmente está em homologação a migração da versão corrente do Alfresco para nova versão da aplicação (5.0.d).

MGAD (Modelo de Gestão de Ambiente Descentralizados):
Desde 2013, a gestão de conteúdo do MGAD é realizada pelo Alfresco. Naquela ocasião a versão corrente (4.0.d) não atendia aos requisitos definidos para o sistema, porém com o lançamento das novas versões, os requisitos para o sistema foram atendidos e o processo de customização/desenvolvimento/homologação foi iniciado. Atualmente, o sistema encontra-se em homologação pela Superintendência de Operações da empresa.

SINOR (Sistema de Informações Normativas)
Em fase de homologação, o sistema interno que agrega as informações normativas do Serpro também está sendo desenvolvido pelo gerenciador de documentos e conteúdos Alfresco.

Atualização de Serviço:
Tendo como foco os processos de melhoria e atualização da rede local de software livre (RLSL), encontra-se em estudos a utilização do Alfresco como provedor virtual de arquivos (através do uso do protocolo WebDAV). Isso possibilitará a utilização de todas as funcionalidades da aplicação no serviço, agregando diversas melhorias.