1. Introdução

O presente artigo tem por finalidade apresentar os conceitos de repositório digital, repositório arquivístico digital, repositório confiável e, em especial, tecer algumas considerações sobre o repositório de documentos arquivísticos. Esses conceitos foram estudados e validados pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e as diretrizes foram definidas na Resolução de nº 43, de 4 de setembro de 2016. A formulação da Resolução teve por objetivo indicar os parâmetros para a implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq) visando atender a necessidade de manutenção de acervos documentais digitais por longos períodos, o que inclui os documentos destinados à guarda permanente. É importante salientar que este artigo não pretende esgotar o conteúdo tratado pela Resolução nº 43 e não substitui a leitura da mesma.

Mas, afinal, o que são as Resoluções do Conarq?

O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) é um órgão vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos (públicos e privados) e exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. As resoluções do Conarq registram decisões e ordens dentro do seu âmbito de atuação e atribuição legal. Assim, por meio das Resoluções e Orientações Normativas, o Conarq define e implementa a política nacional de arquivos públicos e privados. O Serpro, como empresa pública, deve seguir a Legislação Arquivística e as Resoluções deste Conselho.

A revisão de conceitos da Arquivologia são necessários para a compreensão do tema.

2. Conceitos (documento arquivístico, documento arquivístico digital e documento digital)

O documento arquivístico é aquele produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado dessa atividade e retido para ação ou referência. O documento arquivístico digital é aquele reconhecido e tratado como documento arquivístico. Já o documento digital é aquele em que a informação é registrada e codificada em dígitos binários e são acessíveis e interpretáveis por meio de sistemas computacionais.

É importante salientar que os documentos digitais estão sujeitos a ameaças advindas da rápida obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos e, ainda, enfrentam o problema da facilidade de adulteração dos seus dados sem deixar rastros, o que comprometerá a autenticidade do documento.

A Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, aborda no seu artigo 25 uma importante questão:

Art. 25 – Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Com isso, pode-se perceber a importância que a implementação de um RDC-Arq tem para as instituições públicas.

3. Os três conceitos de repositórios

A Resolução do Conarq aborda três conceitos de repositórios: repositório digital, repositório arquivístico digital e repositório digital confiável.

O repositório digital é caracterizado como um ambiente de armazenamento e gerenciamento de materiais digitais. Ele é constituído por uma solução informatizada que captura, armazena, preserva e acessa os materiais. Esse repositório é um complexo que apoia e gerencia os materiais pelo tempo necessário e a sua constituição é formado por hardware, software, metadados e, também, por procedimentos normativos, técnicos e de infraestrutura organizacional. Uma importante observação: o repositório digital, não é somente uma solução de armazenamento storage. Este é, apenas, um componente do repositório digital.

Já o repositório arquivístico digital é o tipo de repositório que armazena e gerencia documentos digitais que podem estar no arquivo corrente, intermediário ou permanente. Esse repositório deve gerenciar os documentos e os seus metadados de acordo com as normas arquivísticas relacionadas à gestão documental, à descrição multinível e à preservação digital, e, deve também, proteger as características do documento arquivístico no que se refere à autenticidade (integridade e identidade) e à relação orgânica.

O repositório digital confiável é o repositório que mantêm os materiais digitais autênticos, ou seja, livre de corrupções, para preservá-los e para dar acesso pelo tempo que for necessário. A Resolução nº 43 determina que repositório digital confiável deve atender às seguintes especificações (BRASIL, 2015, p. 9-10):

• aceitar, em nome de seus depositantes, a responsabilidade pela manutenção dos materiais digitais;
• dispor de uma estrutura organizacional que apoie não somente a viabilidade de longo prazo dos próprios repositórios, mas também dos materiais digitais sob sua responsabilidade;
• demonstrar sustentabilidade econômica e transparência administrativa;
• projetar seus sistemas de acordo com convenções e padrões comumente aceitos, no sentido de assegurar, de forma contínua, a gestão, o acesso e a segurança dos materiais depositados;
• estabelecer metodologias para avaliação dos sistemas que considerem as expectativas de confiabilidade esperadas pela comunidade;
• considerar, para desempenhar suas responsabilidades de longo prazo, os depositários e os usuários de forma aberta e explícita;
• dispor de políticas, práticas e desempenho que possam ser auditáveis e mensuráveis; e
• observar os seguintes fatores relativos às responsabilidades organizacionais e de curadoria dos repositórios: escopo dos materiais depositados, gerenciamento do ciclo de vida e preservação, atuação junto a uma ampla gama de parceiros, questões legais relacionadas com a propriedade dos materiais armazenados e implicações financeiras.
  
  

4. Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq

O RDC-Arq é um ambiente de preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais pelo tempo que for necessário, devendo atender aos procedimentos descritos pela Arquivologia e aos requisitos de um repositório digital confiável. Este tipo de repositório assume várias características dos repositórios citados anteriormente e, deve ainda, ser capaz de recolher todos os documentos que entraram na fase do permanente, para que esses documentos sejam preservados e que tenham acesso garantido (permanentemente).

5. Considerações sobre um Repositório Digital de Documentos Arquivísticos

O repositório digital de documentos arquivísticos deve organizar e recuperar os documentos arquivísticos mantendo a relação orgânica entre eles e, além disso, deve organizar a documentação de forma hierárquica como o disposto pelo Plano de Classificação da organização. Para dar acesso à documentação, os instrumentos de pesquisa devem ser pautados na Norma Brasileira de Descrição Arquivística (Nobrade).

Os princípios de preservação digital devem ser observados para garantir acesso de longo prazo aos documentos arquivísticos. A preservação é um processo contínuo e deve começar na concepção de um documento. Outro procedimento importante é reconhecer que o registro, em forma de metadados, das intervenções da preservação auxiliam na presunção da autenticidade do documento arquivístico digital.

Um documento arquivístico deve estar sempre associado a um repositório arquivístico digital para ser preservado e continuar acessível com o passar do tempo.

Um repositório deve funcionar corretamente de forma independente, ele não deve depender de nenhuma aplicação para funcionar ou de nenhuma aplicação que funcione em conjunto com ele. Isso quer dizer que um repositório pode ser acessado diretamente sem que se passe por uma aplicação, por exemplo, mas isso deve ser feito de forma controlada para não ameaçar a autenticidade dos documentos. É importante salientar que isso não exclui a necessidade de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (Sigad), pois é através dele que é feita a gestão arquivística de documentos.

Um RDC-Arq deve ser interoperável com outros repositórios e com outros sistemas informatizados que tratem de documentos arquivísticos. Para que isso ocorra o repositório deve estar de acordo com as normas e padrões estabelecidos no Brasil e no mundo. No caso brasileiro, essas normas são estabelecidas pelo Conarq e nos Padrões de Interoperabilidade do Governo Eletrônico – e-PING.

6. Considerações Finais

A responsabilidade de construção de um Repositório Arquivístico Digital Confiável deve ser compartilhada por profissionais de Tecnologia da Informação e por profissionais de Arquivologia desde o início do projeto, na implementação e na manutenção. Sendo de suma importância o comprometimento de ambos para que sejam cumpridos os requisitos de tecnologia e os procedimentos de tratamento arquivístico.

O mapa mental abaixo indica as primeiras referências para a implementação de um RDC-Arq.

Referências:
BRASIL. Ministério da Justiça. Arquivo Nacional. Conselho Nacional de Arquivos. Diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis – RDC-Arq. Rio de Janeiro, 2015.
BRASIL. Lei Nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Diário Oficial da União, 9 jan. 1991.

Henrique Alvares Distretti
É bacharel em Arquivologia pela Universidade de Brasília (UnB) e, atualmente, cursa MBA em Gestão de Projetos. Trabalha no Serpro desde 2015 e atua na Universidade Corporativa da Empresa (GPUni). É analista na especialização Arquivologia.