A importância de documentar os atos humanos surgiu desde os primórdios da civilização. Por meio das tábuas de argila, os sumérios registravam suas transações comerciais, registros de leis, impostos, ações administrativas de seu governo com fins probatórios e informativos. Com a descoberta do papel, ele foi utilizado, por séculos, como o principal suporte para registro das informações em nossa sociedade.

Na Administração Pública, ainda é recente a preocupação com a correta gestão dos documentos arquivísticos, ou seja, aqueles que possuem informações que refletem as atividades das organizações públicas, servindo como prova e para a tomada de decisões. No Brasil, a legislação arquivística cresceu significativamente na década de 1990 e foi fundamental para o direcionamento da gestão documental por meio de resoluções e diretrizes dos documentos em papel que, por anos, foram negligenciados, gerando uma massa documental acumulada sem o tratamento nos órgãos públicos.

Com avanço do uso dos meios digitais nas repartições públicas na produção, tramitação e guarda de documentos, o papel está perdendo, progressivamente, espaço. Sobretudo pela praticidade e economicidade de espaço físico, já que um arquivo físico demanda um investimento significativo com armazenamento, acondicionamento e condições ambientais adequadas.

A guarda de documentos é um cuidado necessário para qualquer organização tanto pública como privada, pois é a forma que elas possuem para comprovar o cumprimento de uma obrigação, e, como já mencionado, de prestar contas de suas atividades e colaborar para a tomada de decisão. Assim, independentemente do arquivo ser em papel ou digital, os documentos precisam ser guardados e, principalmente, conservados.

Devido ao crescimento da produção dos documentos digitais surge uma nova preocupação nas organizações públicas: a preservação e o acesso dos documentos digitais ao longo do tempo, a fim de garantir sua autenticidade e legalidade.

O documento arquivístico digital

Um documento digital é aquele em que a informação nele contida é registrada e codificada em dígitos binários e se torna acessível por meio de um sistema computacional. Dessa forma, o documento arquivístico digital é um objeto conceitual, ou seja, visualizado ou ouvido por dispositivos de saída (monitor, caixa de som) e não um objeto físico como um documento em papel, em que seu conteúdo está vinculado ao suporte.

Esses documentos podem ser nato digitais, digitalizados (que são uma imagem do documento original em papel) ou híbridos, quando se constituem em um processo ou dossiê, formados tanto por documentos digitais como por documentos em papel.

A gestão documental no meio digital é recente e enfrenta desafios. Muitas pessoas acreditam que não usando mais o papel como suporte das informações arquivísticas e trocando-o por novas tecnologias e sistemas informatizados, facilitaria e desburocratizaria as atividades das organizações públicas, além de se livrarem de problemas tradicionais relacionados ao acondicionamento, a deterioração do suporte, a obsolescência tecnológica e ao espaço físico de armazenamento. Porém, isso não é verdade.

Muitos dos conceitos e técnicas da gestão documental acabam sendo esquecidos, em nome da eficiência administrativa ou pela falta de conhecimento dos administradores e profissionais de informática a respeito do correto tratamento da documentação digital, ocasionando a perda de documentos e a desorganização da informação.

Dessa forma, somente alterando o meio de produção da documentação arquivística não é suficiente, já que os problemas continuarão a existir no meio digital caso não sejam implementadas políticas de gestão documental e de preservação digital.

A organização dos arquivos digitais

As novas tecnologias da informação e comunicação colaboram para a disseminação, na busca/recuperação da informação e na agilização para a tramitação da mesma. Alguns dos mecanismos arquivísticos nessa nova era tecnológica são: o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e os Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD).

GED é a denominação genérica para o conjunto de tecnologias utilizadas para a organização da informação, podendo ou não ser arquivística. São exemplos dessas informações: mensagens de correio eletrônico, arquivos de texto, planilhas, imagens, sons etc. O GED trata os documentos digitais de forma compartimentada, podendo ter as seguintes funcionalidades: gerenciamento, armazenamento, digitalização, workflow (fluxo de trabalho), indexação e repositório digital. O GED surgiu como uma forma de organizar os documentos digitais, mas não possui a obrigatoriedade de adotar os conceitos arquivísticos de gerenciamento da documentação em todas as suas fases (corrente, intermediária e permanente).

Mais recentemente, de modo a acrescentar os conceitos arquivísticos, surge o SIGAD com a proposta de integrar procedimentos que já existiam no GED e também nos sistemas de informação, acrescentando a gestão arquivística aos documentos tanto digitais quanto híbridos. Essa gestão envolve a implementação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade tanto nas atividades finalísticas quanto nas atividades-meio. Esses recursos controlarão os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, além de estabelecer o armazenamento seguro e os procedimentos que garantirão o acesso e a preservação de médio a longo prazo de documentos arquivísticos digitais confiáveis e autênticos.

Com o surgimento da Lei 12.527, de 2011, a Lei de Acesso à Informação, houve a regulamentação do direito constitucional de acesso às informações públicas e o dever de ofício da Administração Pública de promover a transparência de seus atos para a sociedade. Assim, a importância de organizar, divulgar e de preservar as informações arquivísticas ganhou uma grande relevância e a implementação de um sistema informatizado – SIGAD – passou a ser fundamental para gerir corretamente a informação arquivística.

Atualmente, não existe um único SIGAD que a Administração Pública utilize e, sim, sistemas informatizados que abordam algumas funcionalidades. Sistemas como o GED são um exemplo, porém sem a implantação da gestão arquivística.

Enquanto não há esse sistema apropriado, é necessário que os órgãos públicos tomem alguns cuidados com a documentação arquivística digital, tal como deve adotar com os documentos em papel. A organização digital pretende, antes de tudo, permitir um melhor gerenciamento das informações, favorecendo a busca e recuperação da informação, no aumento da produtividade e auxiliar resoluções, além de tornar as tarefas cotidianas mais fáceis.

A criação de um espaço de armazenamento no ambiente digital pode ser feito com a criação de um Repositório Corporativo, com o objetivo de guardar a documentação de forma padronizada. Os métodos de arquivamento (alfabético, numérico, geográfico e por assunto) devem ser usados na ordenação tanto dos documentos em papel como nos digitais, com a finalidade de organizá-los para agilizar a consulta, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para sua guarda. Deve-se evitar que cada servidor utilize seu próprio método de guarda, prejudicando o acesso à informação. Além da ordenação, os documentos devem ser classificados, de acordo com o Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade, que consiste na análise do conteúdo a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e codificado associado a um prazo de guarda.

Nos documentos digitais, esse código deverá constar no próprio documento e também nas pastas digitais, localizadas no Repositório Corporativo, que armazenará documentos com o mesmo código e assunto.

Preservação dos arquivos digitais

Percebe-se que os documentos digitais trouxeram melhorias com relação à produção, tramitação, armazenamento e ao acesso das informações arquivísticas. Por outro lado, as organizações públicas devem atentar para os problemas derivados das novas tecnologias, já que podem comprometer a autenticidade dos documentos, ou mesmo, resultar na perda, em decorrência da obsolescência tecnológica de (software, hardware e formato) ou pela falta de conhecimento sobre a legislação arquivística.

A preservação digital é um assunto complexo e recente; as questões relacionadas com a manutenção da tecnologia devem ser abordadas como as técnicas de backup, migração, autenticação etc., porém a preservação não é resolvida somente pela própria tecnologia, mais do que isso, é necessário a cooperação entre o Arquivista e os profissionais de TI, a fim de gerir corretamente e com eficiência a informação arquivística, tornando-a acessível ao longo do tempo.

Amanda Dall'Ora Vieira

É graduada em Arquivologia pela Universidade de Brasília (UnB). Trabalha no Serpro como analista na especialização Arquivologia desde 2015, atuando na Universidade Corporativa da empresa, UniSerpro, especificamente na Divisão de Gestão Documental e Arquivística (Unida).